Wobei Ihnen diese Hilfe nützt

Sie verbinden Ablauf, Material und Zuständigkeiten. Helfende erkennen, was wann und von wem erledigt wird.

So nutzen Sie diese Hilfe

Bearbeiten Sie die vorgesehenen Felder oder nutzen Sie die verlinkte Downloadfassung. Halten Sie ungeklärte Punkte für die zuständige Ansprechperson fest.

  1. Benennen Sie Veranstaltung, Zielgruppe, Ort und verantwortliche Leitung.
  2. Ordnen Sie Aufgaben, Unterlagen und erforderliche Bestätigungen zu.
  3. Gehen Sie den Ablauf vorab durch und geben Sie Änderungen weiter.

Schule und Sportverein: Kooperationsmodelle und Planungshilfe

Eine Sport-AG, ein betreuter Nachmittag im Verein und die Trägerschaft eines offenen Ganztags stellen unterschiedliche Anforderungen. Bevor ein Sportverein zusagt, muss sein Vorstand bestimmen, welche Aufgabe er übernehmen möchte und welche personellen, räumlichen und finanziellen Mittel dafür verfügbar sind. Übungsleitende und weitere mitwirkende Mitglieder brauchen einen ebenso konkreten Auftrag: Welche Kinder kommen, wer begleitet sie und an wen wenden sie sich bei einem Ausfall?

Zwei dokumentierte Modelle unterscheiden

Die Stiftung Diamant Software beschreibt beim VfB Fichte Bielefeld das Projekt „Sport, Bildung, Integration“: Auf ein gemeinsames Mittagessen in Vereinsräumen am Stadion Rußheide folgen Hausaufgabenhilfe und pädagogische Begleitung durch eine Lehramtsstudentin; anschließend findet Fußballtraining statt. Das Beispiel zeigt die Verbindung von Betreuung, Lernen und Sport. Die Projektbeschreibung belegt damit noch keine bestimmte vertragliche Schulpartnerschaft. Quelle: schriftliche Projektbeschreibung der Stiftung.

Der TV Jahn-Rheine bezeichnet sich auf seiner OGS-Seite ausdrücklich als Träger des offenen Ganztags. Die schulspezifischen Konzeptionen entstehen nach seiner Darstellung in enger Zusammenarbeit mit den Schulen und werden regelmäßig überprüft und weiterentwickelt. Hier geht es um eine umfassendere organisatorische Rolle als bei einem einzelnen Sportangebot. Die öffentliche Darstellung enthält keinen vollständigen Vertrag, den andere Vereine übernehmen könnten. Quelle: TV Jahn-Rheine, Selbstverständnis und Konzeption.

AusgangspunktFrage für den eigenen Verein
VfB Fichte: Lernen und Betreuung mit anschließendem TrainingWer verantwortet jede Phase und den Wechsel zwischen den Angeboten?
TV Jahn: Ganztagsträgerschaft mit schulbezogenen KonzeptionenWollen und können wir eine Trägerschaft übernehmen oder nur einen abgegrenzten Baustein liefern?

Vom Ziel zum begrenzten Angebot

Schreiben Sie zuerst auf, welches konkrete Anliegen Sie gemeinsam mit einer Schule bearbeiten wollen: etwa eine regelmäßige Bewegungszeit für eine bestimmte Gruppe. Legen Sie Zielgruppe, Zeitraum und Leistungsumfang fest. Ein einmaliger Sporttag benötigt eine andere Planung als ein wöchentliches Angebot. Benennen Sie eine entscheidungsbefugte Kontaktperson im Verein und eine zuständige Ansprechperson der Schule beziehungsweise des Ganztagsträgers.

Der Landessportbund NRW empfiehlt in seiner Broschüre „Verein(t) stark“ eine schrittweise Planung von Bedarf und Zielen über Partnerwahl und Ressourcen bis zur Überprüfung und Fortführung. Seine Checkliste für Vereinbarungen umfasst unter anderem Aufgaben, Zuständigkeiten, Finanzierung, Kommunikation und Laufzeit. Nutzen Sie diese Punkte für das gemeinsame Gespräch; das Arbeitsblatt unten ordnet sie für ein Schul-Sport-Angebot. Quelle: LSB NRW, August 2026, Seiten 34–37.

Aufsicht, Räume und Übergänge ausdrücklich besprechen

Beschreiben Sie den Ablauf vom Eintreffen bis zur Übergabe: Wer übernimmt die Gruppe, wer ist während des Angebots zuständig und wie endet die Betreuung? Klären Sie auch Wege zwischen Schulgebäude und Sportstätte, Raumzugang, Material, Notfallkommunikation und Vertretung. Halten Sie offene Fragen zu Schutzkonzept, erforderlichen Qualifikationen, Versicherung und den vor Ort geltenden schulischen Regeln mit einer zuständigen Stelle fest. Ein ausgefülltes Planungsblatt ersetzt weder die erforderliche Vereinbarung noch deren fachliche Prüfung.

Für mitwirkende Mitglieder lautet die entscheidende Frage: „Was ist meine Aufgabe, und was darf ich nicht eigenständig entscheiden?“ Lassen Sie sich Einsatzzeit, Gruppe, Vertretungsweg und Kontakt im Problemfall vor dem ersten Termin erläutern. Eine Übungsleitung sollte einen ungeklärten Übergang zwischen Unterricht, Betreuung und Training vor Beginn ansprechen.

Kosten und Entscheidung nachvollziehbar machen

Erfassen Sie Personal- und Vertretungsaufwand, Vorbereitung, Fahrtwege, Räume, Geräte, Verbrauchsmaterial, Verwaltung sowie gegebenenfalls Verpflegung getrennt. Notieren Sie jeweils, wer die Kosten tragen soll und worauf die Schätzung beruht. Tragen Sie nur tatsächlich vorliegende Beträge oder Angebote ein; eine noch ungeklärte Finanzierung bleibt als solche sichtbar.

Vor einer Zusage braucht der Vorstand eine Übersicht über Auftrag, Kapazitäten, offene Verantwortlichkeiten und Finanzierung. Vereinbaren Sie außerdem einen Zeitpunkt, an dem die Beteiligten den Ablauf besprechen: Was konnte durchgeführt werden, wo fehlten Personal oder Räume, welche Änderungen sind nötig? Diese Fragen helfen bei der weiteren Entscheidung, ohne aus der bloßen Durchführung einen nachgewiesenen Erfolg abzuleiten.

Arbeitsmittel

Ausfüllbares Arbeitsblatt mit Druckansicht · Textvorlage herunterladen

Quellen

Stand: Oktober 2026