Sportförderung: Förderrichtlinie in eine Projektakte übersetzen

Antwort und Arbeitsmittel

Wie kann ich als Abteilungsmitglied einen Fördervorschlag so einreichen, dass der Vorstand und spätere Nachfolger damit weiterarbeiten können?

Eine Projektakte beginnt mit einem konkreten Bedarf und bleibt bis zum Nachweis nutzbar. Halten Sie fest, welche Trainingsgruppe betroffen ist, welches Ergebnis erreicht werden soll und welche Aufgaben der Verein selbst übernehmen kann. Der Vorstand prüft anschließend Berechtigung, Richtlinie, Kosten und Finanzierung. Für eine Sportstätte kommen zusätzlich Eigentum, Nutzungsrechte, Zuständigkeiten und Genehmigungen hinzu. Jede Fassung von Antrag, Bescheid und Finanzierungsplan erhält Datum und Projektverweis. So erkennt ein nachfolgendes Vorstandsmitglied, welche Angaben nur geplant und welche bereits bewilligt sind. Die Akte enthält auch Ablehnungen und ungeklärte Fragen. Eine vorausgewählte Maßnahme darf nicht mit einer bewilligten Zuwendung verwechselt werden.

Bearbeitbare Projekt und Nachweismappe DOCX öffnen

Welche Voraussetzungen Sie prüfen

Vom Vorhaben zur Förderprüfung

Eine Suchdatenbank oder Verbandsseite liefert einen Einstieg. Für den Antrag die Originalbedingungen des konkreten Fördergebers mit Abrufdatum und Fassung sichern. Prüfe Antragsteller, Region, Projektziel, Frist, zulässigen Beginn, Kosten und Finanzierung einzeln. Eine grundsätzliche Themenpassung ist keine Antragsberechtigung und keine Förderzusage. Eine abgelaufene Ausschreibung bleibt ein belegtes Programmbeispiel, wird aber nicht als aktuell beantragbar angeboten.

• Projektverantwortliche benennen und einen Steckbrief mit Bedarf, Zielgruppe, Ergebnis, Ort und Zeitraum anlegen.
• Vereinsnachweise und gegebenenfalls Eigentums-/Nutzungsverträge prüfen; örtlichen Sportbund und Eigentümer früh einbeziehen.
• Aktuelle Originalrichtlinie, Aufruf und späteren Bescheid getrennt sichern. Für NRW die abweichenden Angaben zu Mindesthöhe, Aufbewahrung und Nebenbestimmungen vor Antrag schriftlich klären.
• Kosten und Finanzierungsquellen versionieren; Eigenmittel, unsichere Anträge, Einnahmen und Liquiditätsbedarf ausweisen. Für jede Ausgabe Förderfähigkeit und Belegbedarf festhalten.
• Interessenbekundung, Auswahlentscheidung, Antrag und Bewilligung im Journal unterscheiden. Zulässigen Beginn beachten; Änderungen vor Umsetzung melden, Rechnungen/Zahlungen und Ergebnisnachweis laufend zuordnen.

Konkretes Arbeitsbeispiel

Beispiel: Eine Sportabteilung möchte einen barriereärmeren Zugang zum Trainingsraum. Ein Mitglied sammelt Zugangsprobleme und Nutzungssituationen. Der Vorstand stellt fest, dass der Verein Mieter ist, und beschafft zuerst den Vertrag und die schriftliche Aufgabenabgrenzung mit dem Eigentümer. Eine regionale Interessenbekundung wird als eigener Bearbeitungsstand abgelegt. Ein Bauauftrag wird daraus noch nicht abgeleitet.

• Sportabteilung und vertretungsberechtigter Gesamtverein unterscheiden; interne Projektverantwortung ist keine eigenständige Antragsberechtigung.
• Bei Sportstätten Eigentum, Nutzungsdauer und Instandhaltungsverantwortung mit Vertragsnachweisen klären.
• Trainingsbetrieb während der Umsetzung, spätere Nutzung und Folgekosten des verbesserten Angebots schon im Projektsteckbrief berücksichtigen.

So kannst du als Mitglied mitwirken

Mitglieder beschreiben den Bedarf aus ihrem Trainingsalltag und benennen, wer durch eine Verbesserung teilnehmen könnte. Fotos sollten das Problem zeigen und möglichst ohne erkennbare Personen auskommen. Abteilungsleitungen sammeln Rückmeldungen der Übungsgruppen, ohne Förderung oder Baubeginn zu versprechen. Wer ehrenamtliche Arbeitsleistungen anbieten kann, nennt Tätigkeit und realistischen Umfang; die Anerkennung als Eigenanteil wird erst anhand der konkreten Richtlinie geprüft. Nach Durchführung können Mitglieder verständliche Ergebnisberichte und tatsächlich geleistete Stunden zuliefern. Antrag, Beauftragung und verbindliche Kommunikation bleiben bei den dafür zuständigen Vereinsvertretungen.

Kosten und Finanzierung vorbereiten

Erfasse zunächst sämtliche realistischen Projektkosten mit Stand und Angebotsbezug. Trage separat ein, welche Position nach welcher Originalregel als förderfähig geprüft ist. Ob Brutto- oder Nettowerte einzusetzen sind, hängt unter anderem von der konkreten Vorgabe und der tatsächlichen Vorsteuerberechtigung ab; hier wird das nicht automatisch entschieden. Eigenmittel, beantragte Zuschüsse und bereits zugesagte Mittel mit unterschiedlichem Status führen. Eine beantragte Förderung ist noch kein gesicherter Zahlungseingang. Auszahlungstermine, Vorfinanzierung und laufende Folgekosten zusätzlich klären. Eigenleistungen, Sachleistungen oder weitere Förderungen nur so ansetzen, wie es das konkrete Programm erlaubt.

• Planung und fachliche Begleitung
• Anlagen oder Ausstattungsmaßnahme
• Projektbezogene Dienstleistung
• Weitere sachlich zugeordnete Ausgabe

Durchführung und Nachweise mitführen

Bei Bundeszuwendungen sieht § 44 Absatz 1 BHO vor, den Nachweis der zweckentsprechenden Verwendung und Prüfungsrechte festzulegen. Daraus folgt keine einheitliche Frist oder dieselbe Nebenbestimmung für jeden Verein und jeden privaten Fonds. Maßgeblich sind die tatsächlich anwendbare Richtlinie, der Aufruf, die Bewilligung beziehungsweise Fördervereinbarung und einbezogene Bedingungen. Für steuerbegünstigte Körperschaften sind daneben die Aufzeichnungen nach § 63 Absatz 3 AO zu beachten. Förderprüfung und Gemeinnützigkeitsprüfung bleiben unterschiedliche Aufgaben.

In der Arbeitsmappe verbinden Projektkennung und Belegverweis die Aktivitäten mit den tatsächlichen Ausgaben. Ein Sachbericht beschreibt, was umgesetzt wurde und was sich belegen lässt. Geplante Wirkung, gezählte Teilnahme und eine beobachtete Veränderung unterscheiden. Persönliche Rückmeldungen nur im erforderlichen Umfang verarbeiten; keine vermeintlich anonymisierten Angaben veröffentlichen, wenn Einzelpersonen erkennbar bleiben.

Änderungen und widersprüchliche Angaben

Bei widersprüchlichen Angaben die betroffenen Originalstellen mit Dokumenttitel, Datum und Abschnitt nebeneinander festhalten und die zuständige Förderstelle um Klärung bitten. Keine Regeländerung behaupten, solange nicht zwei tatsächliche Fassungen verglichen wurden. Bei Projektänderung prüfen, ob eine vorherige Anzeige oder Zustimmung erforderlich ist. Eine interne Entscheidung oder eine gestellte Rückfrage ersetzt eine gegebenenfalls notwendige Zustimmung nicht. Die tatsächliche Antwort mit Datum und Aktenbezug sichern.

Abweichende Programmangaben klären

Abweichende Angaben können verschiedene Stände, Verfahren oder Programmaufrufe betreffen. Daraus wird hier kein bewiesener Rechtsfehler abgeleitet. Vor einem konkreten Antrag die maßgeblichen Unterlagen und die Geltung der jeweiligen Angaben klären.

Mindestförderhöhe NRW

• Richtlinie Nr. 5.4.2: 10.000 Euro
• Aufruf I, Abschnitt V, S. 4/5: 25.000 Euro

Keine einheitliche Mindesthöhe nennen. Vor Antrag schriftlich klären, welche Fassung und welcher Programmaufruf für das konkrete Vorhaben maßgeblich sind; Antwort in Projektakte speichern.

Aufbewahrung NRW

• Richtlinie Nr. 6.3 und 7.5: mindestens fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises
• FAQ Abschnitt 13: mindestens zehn Jahre nach Vorlage

Keine allgemeine Vernichtungsfrist vorgeben. Vorgaben des konkreten Bescheids und weitere Aufbewahrungspflichten abgleichen; Widerspruch mit NRW.BANK klären. Bis zur Klärung keine Unterlagen aufgrund der kürzeren Angabe löschen.

Nebenbestimmungen NRW

• Richtlinie Nr. 7.5: ANBest-P und NBest-Bau im vereinfachten Verfahren ausgeschlossen
• Aufruf I Abschnitt V: ältere abweichende Vergabe-/Prüfhinweise

Anwendbares Verfahren und tatsächlich einbezogene Nebenbestimmungen ausdrücklich aus Bescheid/aktueller Richtlinie erfassen; keine pauschale ANBest-P-Checkliste als verbindlich ausgeben.

Die Arbeitsmappe ausfüllen

• Seite 1: Förderprojektakte für den Sportverein. Projektangaben und Originalbedingungen mit Fundstelle eintragen.
• Seite 2: Kostenpositionen und Finanzierungsquellen einschließlich Status und Zeitpunkt ausfüllen. Summen selbst berechnen und abgleichen; die Word Vorlage rechnet nicht automatisch.
• Seite 3: Förderjournal und Belegindex im Sportverein. Aktivitäten, Belege und tatsächlich verglichene Fassungen beziehungsweise konkrete Abweichungen dokumentieren.

Ein Antrag ist keine Bewilligung. Geplante, beantragte, bewilligte und ausgezahlte Mittel getrennt markieren; Rechnung und Zahlungsnachweis gemeinsam referenzieren.

Eigene Vorbereitungshilfe, kein Förderantrag des Fördergebers, kein Bewilligungsbescheid und keine Zusage einer Zuschusshöhe. Sie prüft Antragsberechtigung, rechtmäßigen Beginn, Genehmigungen und Belege nicht automatisch. Angaben zu Beschaffung, Nachweisen und Aufbewahrung sind anhand der tatsächlichen Förderbedingungen zu vervollständigen. Keine pauschale Zahl von Vergleichsangeboten, allgemeine Aufbewahrungsfrist oder automatische Geltung der ANBest P.

Optional bei Verbandsbüro weiterarbeiten

Mit Projektart, Region und Ziel kannst du im Fördermittel Finder nach passenden Originalprogrammen suchen. Für die weitere Vorbereitung gibt es Fördermittel Antrag vorbereiten und Verwendungsnachweis vorbereiten. Die vollständige Branchenanleitung und die Arbeitsmappe stehen unabhängig davon hier bereit. Der Finder nimmt keinen Förderantrag entgegen; die Bearbeitung erfolgt beim tatsächlichen Fördergeber.