Trainingszeiten im Mehrspartenverein fair planen

In einem Mehrspartenverein entscheidet der Trainingsplan nicht nur darüber, wer wann in der Halle oder auf dem Platz trainiert. Er verteilt knappe Vereinsressourcen: geeignete Räume, verlässliche Uhrzeiten und erreichbare Wege. Diese Verteilung betrifft Teilhabe, Kinder- und Jugendarbeit, Angebotsqualität und die Entwicklung der einzelnen Sparten. Der DOSB weist darauf hin, dass Qualität und Verfügbarkeit geeigneter Sporträume für die Vereins- und Mitgliederentwicklung wesentlich sind (DOSB: Sportstätten).

Fairness bedeutet deshalb nicht automatisch, dass jede Sparte exakt gleich viele Stunden oder dieselben Uhrzeiten erhält. Eine Verteilung ist dann nachvollziehbar, wenn der Verein ihre Kriterien vorab festlegt, unterschiedliche Bedarfe sichtbar macht, erkennbare Nachteile berücksichtigt und den Plan regelmäßig überprüft. Das Prinzip „Wer zuerst fragt, bekommt den Slot“ reicht dafür in der Regel nicht aus.

Warum Trainingszeiten mehr sind als ein Kalenderproblem

Ein Montag um 20.30 Uhr ist nicht ohne Weiteres mit einem Dienstag um 17 Uhr vergleichbar. Auch zwei nominell gleich große Hallen können für unterschiedliche Angebote verschieden gut geeignet sein. Für eine Rollstuhlsportgruppe können Zugänge, Umkleiden und Wegezeiten entscheidend sein. Für Kindergruppen zählen eine sichere An- und Abreise, angemessene Endzeiten und verlässliche Betreuung. Eine Mannschaft mit Wettkampfbetrieb kann auf einen bestimmten Boden, eine Spielfeldgröße oder feste Aufbauzeiten angewiesen sein.

Auch Geschlechtergerechtigkeit gehört in die Planung. Equal Play beschreibt den gerechten Zugang zu Trainings- und Spielstätten sowie zu Trainings- und Spielzeiten unabhängig vom Geschlecht. Für die Vereinsplanung folgt daraus: Nicht nur Wochenstunden sollten verglichen werden, sondern auch Wochentag, Uhrzeit, Raumqualität und die tatsächliche Nutzbarkeit (Equal Play – Chancengerechtigkeit im Spiel und Training).

Historische Besitzstände sollten daher nicht automatisch fortgeschrieben werden. Eine Sparte erhält eine attraktive Abendzeit nicht allein deshalb dauerhaft, weil dieser Slot ihr „schon immer“ zugeordnet war. Umgekehrt ist auch die Mitgliederzahl kein ausreichendes Einzelkriterium. Kleine Angebote können für Inklusion, Nachwuchsgewinnung oder das Profil des Vereins besonders bedeutsam sein.

Eine Vergabeordnung als gemeinsame Grundlage

Der Vorstand sollte die Grundsätze in einer kurzen vereinsinternen Vergabeordnung festhalten und beschließen. Sie sollte für alle Sparten gelten und vor jeder Saison oder jedem Schuljahr überprüft werden. Die Ordnung sollte mindestens folgende Fragen beantworten:

• Welche Räume, Plätze und Zeitfenster werden vergeben?
• Wer meldet den Bedarf bis wann und in welcher Form?
• Welche Kriterien werden in welcher Reihenfolge bewertet?
• Wer entscheidet bei konkurrierenden Anträgen?
• Wie werden Entscheidungen dokumentiert und kommuniziert?
• Wie können Sparten eine Überprüfung beantragen?
• Wann wird der Plan bei veränderten Bedingungen angepasst?

Wo die Regelung innerhalb des Vereins verankert wird, hängt von Satzung und Organisationsstruktur ab. Je nach Verein kann ein Vorstandsbeschluss, eine Geschäftsordnung oder eine andere interne Regelung passend sein. Werden kommunale Sportstätten genutzt, sind zusätzlich die örtliche Satzung, Nutzungsordnung, Vergabekriterien, Entgelte und Zuständigkeiten zu beachten. Diese Vorgaben sind nicht bundesweit einheitlich.

Grundsatz: Erst Bedarf erfassen, dann verteilen

Jede Sparte sollte ihren Bedarf über dasselbe Formular melden. Abgefragt werden können Altersgruppe, Gruppengröße, gewünschte Dauer, notwendige Raummerkmale, tatsächlich verfügbare Trainerinnen und Trainer, Wettkampfanforderungen, Barrierefreiheitsbedarfe sowie mögliche Alternativzeiten. Wichtig ist die klare Unterscheidung zwischen „wünschenswert“ und „zwingend erforderlich“.

Die Sparte sollte außerdem angeben, wie viele Teilnehmende den Termin voraussichtlich nutzen. So lässt sich vermeiden, dass Zeiten vorsorglich blockiert werden. Nicht genutzte oder regelmäßig nur teilweise belegte Slots sollten nach einem zuvor festgelegten Verfahren wieder in die Planung zurückfließen können.

Die Vergabematrix: Zeitqualität sichtbar machen

Eine einfache Bewertungsmatrix kann Entscheidungen nachvollziehbar machen. Der Verein kann beispielsweise je Kriterium null bis fünf Punkte vergeben. Gewichtungen müssen vor der Saison beschlossen werden und einheitlich für alle Sparten gelten. Das folgende Modell ist nur ein anpassbares Beispiel:

Die Prozentwerte sind kein bundesweiter Standard. Sie müssen zum Verein, seinen Angeboten und den verfügbaren Räumen passen. Entscheidend ist nicht die konkrete Zahl, sondern dass der Verein die Kriterien offenlegt, gleich anwendet und Abweichungen nachvollziehbar begründet.

Wie Zeitqualität bewertet wird

Der Verein sollte nicht nur Stunden addieren. Hilfreich ist eine Zeitqualitätsbilanz: sehr frühe, mittlere und späte Zeitfenster, Wochentage sowie Raumqualitäten werden getrennt erfasst. Erhält eine Sparte zwei Stunden, aber ausschließlich spätabends in einer schwer erreichbaren Halle, ist das nicht ohne Weiteres gleichwertig mit zwei gut nutzbaren Nachmittagsstunden.

Eine mögliche Regel lautet: Keine Sparte erhält dauerhaft ausschließlich Randzeiten. Ist eine Sparte aus Raumgründen vorübergehend auf ungünstigere Zeiten angewiesen, wird dies dokumentiert und in der nächsten Vergaberunde erneut geprüft. So werden Übergangslösungen nicht stillschweigend zu neuen Besitzständen.

Kinder, Jugendliche und Familien angemessen beteiligen

Kinder und Jugendliche sind nicht bloß Belegungseinheiten. Die Deutsche Sportjugend empfiehlt, Entscheidungen im Sportverein unter Berücksichtigung von Kinderrechten zu treffen und Beteiligung etwa über Jugendvertretungen oder die Mitgestaltung von Abläufen zu organisieren (Deutsche Sportjugend: Kinderrechte).

Vor der Saison kann der Verein eine kurze, verständliche Bedarfsabfrage durchführen. Jugendliche können über ihre Jugendvertretung Rückmeldungen geben. Bei jüngeren Kindern können Eltern einbezogen werden, ohne die Perspektive der Kinder durch Erwachseneninteressen zu ersetzen. Sinnvolle Fragen sind beispielsweise:

• Welche Endzeiten sind mit Schule, Ausbildung und Familienwegen vereinbar?
• Wie lange dauert die Anreise mit Bus, Fahrrad oder zu Fuß?
• Gibt es sichere Abholpunkte und ausreichend Zeit für Gruppenwechsel?
• Welche Trainingsblöcke sollten durch Pausen getrennt sein?
• Welche Zeiten führen regelmäßig zu Abmeldungen oder Fehlzeiten?

Die dsj betont zudem die Bedeutung von Trainerinnen und Trainern als Bezugspersonen sowie von geschützten Räumen und Beteiligung im Training (Kinder und Jugendliche (wieder) in Bewegung bringen). Der Vorstand sollte deshalb nicht nur freie Hallenstunden abfragen, sondern auch prüfen, ob für den gewünschten Termin eine verlässliche und qualifizierte Betreuung vorhanden ist.

Erreichbarkeit, Barrierefreiheit und Safe Sport einplanen

Erreichbarkeit ist ein Verteilungskriterium und nicht allein eine private Angelegenheit einzelner Mitglieder. Der DOSB beschreibt in seinem Leitfaden zu barrierefreien Sportstätten ein Vereinsbeispiel, bei dem Trainingszeiten an Fahrzeiten des öffentlichen Nahverkehrs angepasst wurden, damit Teilnehmende die Sportstätte selbstständig erreichen können (DOSB: Auf zu barrierefreien Sportstätten).

In die Prüfung können deshalb insbesondere gehören:

• ÖPNV-Takt und die letzte sinnvolle Rückfahrt;
• barrierefreie Zugänge, Aufzüge und geeignete Umkleiden;
• Fahrdienste, Begleitpersonen und erforderliche Übergabezeiten;
• Beleuchtung sowie sichere Wege auf dem Vereins- oder Schulgelände;
• ausreichend Zeit zwischen zwei Gruppen für ruhige und sichere Wechsel.

Auch Schutzaspekte sollten in die Organisation einfließen. Ein sehr dicht gedrängter Plan mit unbeaufsichtigten Übergängen, ständig wechselnden Bezugspersonen oder unklaren Zuständigkeiten kann die Umsetzung vereinsinterner Schutzkonzepte erschweren. Der Verein sollte daher klären, wer Ankunft, Umkleide, Training und Abholung verantwortet. Die Deutsche Sportjugend bündelt hierzu Grundlagen und Handlungshinweise zum Schutz vor Gewalt im Sport (dsj: Schutz vor Gewalt im Sport).

Bei Konflikten über Schutz- oder Unterstützungsbedarfe gilt: Sensible Informationen werden nur an Personen weitergegeben, die sie für die Entscheidung benötigen. Im veröffentlichten Plan stehen keine Diagnosen oder privaten Details. Dokumentiert wird stattdessen nur der organisatorische Bedarf, etwa „barrierefreier Zugang erforderlich“ oder „Anreise mit letztem ÖPNV-Anschluss berücksichtigen“.

Praktischer Ablauf für die Saisonplanung

1. Räume und Zeitfenster erfassen

Der Vorstand erstellt zunächst eine vollständige Übersicht aller verfügbaren Räume und Plätze. Für jeden Slot werden Kapazität, Boden, Ausstattung, Barrierefreiheit, Kosten, Belegungsgrenzen und Erreichbarkeit erfasst. Auch Ferien, kommunale Sperrzeiten und bekannte Veranstaltungen gehören in diese Übersicht.

2. Bedarfe standardisiert abfragen

Alle Sparten erhalten dasselbe Formular und dieselbe Frist. Der Vorstand trennt zwingende Anforderungen von Wünschen. Unklare Angaben werden vor der Bewertung geklärt und nicht stillschweigend interpretiert.

3. Matrix anwenden und Alternativen prüfen

Mindestens zwei Personen können die Anträge anhand der beschlossenen Kriterien bewerten. Wer selbst unmittelbar von einer Entscheidung profitiert, sollte nicht allein über die Vergabe entscheiden. Bei Bedarf kann eine nicht unmittelbar beteiligte Person aus Vorstand, Jugendleitung oder Vereinsrat moderieren.

4. Entwurf veröffentlichen und Rückmeldungen ermöglichen

Ein vorläufiger Plan mit kurzer Begründung wird den Sparten zugänglich gemacht. Der Verein setzt eine angemessene Rückmeldefrist. In dieser Zeit können Rechenfehler, übersehene Raumvorgaben oder Erreichbarkeitsprobleme gemeldet werden. Die Frist ist keine unbegrenzte neue Wunschphase.

5. Beschluss und laufende Kontrolle

Der Vorstand beschließt den Plan, dokumentiert die wesentlichen Abwägungen und benennt eine Ansprechperson. Nach einer angemessenen Anlaufphase prüft der Verein Auslastung, Verspätungen, Ausfälle und Rückmeldungen. Nicht genutzte Zeiten können nach dem festgelegten Verfahren neu vergeben oder als flexible Reserve geführt werden.

Konflikte nachvollziehbar lösen

Konflikte entstehen häufig nicht allein durch das Ergebnis, sondern durch fehlende Erklärungen. Jede Entscheidung sollte deshalb drei Fragen beantworten: Welche Kriterien wurden angewandt? Welche Alternativen wurden geprüft? Warum war der gewählte Slot im Vergleich die am besten begründbare Lösung?

Für Überprüfungen braucht es ein klares Verfahren. Die betroffene Sparte reicht ihren Einwand schriftlich und mit konkretem Bezug zur Matrix ein. Eine nicht beteiligte Person oder Stelle prüft die Entscheidung. Das Ergebnis wird kurz begründet mitgeteilt. Bei grundsätzlichen Konflikten kann der Vorstand eine zeitlich befristete Erprobung beschließen und anschließend anhand der dokumentierten Erfahrungen erneut bewerten.

Vertrauliche Angaben zu Kindern, Behinderungen, familiären Situationen oder Schutzbedarfen gehören nicht in Protokolle, die im gesamten Verein verteilt werden. Es genügt, den organisatorischen Grund, die zuständige Entscheidungsstelle und den Prüfzeitpunkt festzuhalten. So bleibt die Entscheidung nachvollziehbar, ohne persönliche Informationen unnötig offenzulegen.

Checkliste für den Vorstand

• Ist eine für alle Sparten geltende Vergabeordnung beschlossen?
• Werden Raumqualität, Uhrzeit und Wochentag gemeinsam bewertet?
• Sind Kinder, Jugendliche und ihre Vertretungen angemessen beteiligt?
• Werden ÖPNV, sichere Wege, Fahrdienste und Barrierefreiheit geprüft?
• Gibt es eine Zeitqualitätsbilanz statt eines bloßen Stundenvergleichs?
• Werden historische Besitzstände und Mitgliederzahlen nicht als alleinige Kriterien genutzt?
• Sind Trainerkapazitäten und qualifizierte Betreuung realistisch erfasst?
• Gibt es eine Reserve für Ausfälle oder neue Angebote?
• Werden Entscheidungen, Abweichungen und Prüfzeitpunkte dokumentiert?
• Existiert ein fairer und vertraulicher Überprüfungsweg?
• Wird der Plan anhand der tatsächlichen Nutzung überprüft?

Typische Fehler bei der Trainingsplanung

„Alle bekommen gleich viele Stunden“

Die reine Stundenanzahl ignoriert Raumqualität, Zielgruppen und Erreichbarkeit. Besser ist eine Verbindung aus Umfang und Zeitqualität.

„Die größte Sparte entscheidet“

Mitgliederzahl und Einnahmen können Informationen für die Planung liefern. Sie sollten jedoch Teilhabe, Nachwuchsarbeit und besondere Raumvoraussetzungen nicht verdrängen.

„Die Jugend kann sich anpassen“

Späte Endzeiten, lange Umstiege oder fehlende Pausen können die tatsächliche Teilnahme erschweren. Bedarfe sollten daher erhoben und in der Matrix berücksichtigt werden.

„Der alte Plan wird nur leicht verändert“

Das spart kurzfristig Aufwand, kann aber historische Ungleichheiten fortschreiben. Jede Saison braucht zumindest einen kurzen Fairness- und Auslastungscheck.

„Konflikte werden informell geregelt“

Einzelabsprachen können neue Ungleichheiten schaffen und sind später kaum erklärbar. Vereinbarungen sollten deshalb in das gemeinsame Verfahren aufgenommen werden.

FAQ: Häufige Fragen

Müssen alle Sparten regelmäßig die besten Zeiten rotieren?

Nicht zwingend. Eine Rotation kann ein geeignetes Ausgleichsinstrument sein, wenn die Bedarfe vergleichbar sind. Bei besonderen Raum- oder Zielgruppenanforderungen kann eine dauerhafte Zuordnung sachlich begründet sein. Sie sollte dokumentiert und regelmäßig überprüft werden.

Darf eine leistungsstarke Mannschaft bevorzugt werden?

Wettkampf- und Ligavorgaben können in die Bewertung einfließen. Sie rechtfertigen aber keine pauschale Vorrangstellung. Der Verein sollte prüfen, ob eine andere Zeit oder ein anderer Raum dieselbe Anforderung erfüllt.

Wie werden neue Angebote berücksichtigt?

Eine feste Reserve oder ein Pilotzeitfenster kann verhindern, dass neue Gruppen dauerhaft chancenlos bleiben. Nach einer Probephase kann der Verein Teilnahme, Betreuung, Auslastung und organisatorische Auswirkungen bewerten.

Was passiert, wenn ein Slot regelmäßig leer bleibt?

Der Verein sollte die tatsächliche Nutzung erfassen und die Sparte zunächst ansprechen. Bei dauerhaft geringer Auslastung kann die Zeit nach dem festgelegten Verfahren neu verteilt werden. Saisonale Schwankungen und besondere Wettkampfphasen sind dabei zu berücksichtigen.

Wer muss den Plan genehmigen?

Das hängt von Satzung, Geschäftsordnung, Träger und kommunaler Nutzungsordnung ab. Intern sollte eindeutig festgelegt sein, wer vorbereitet, entscheidet, dokumentiert und Überprüfungen bearbeitet.

Fazit: Transparenz schafft tragfähige Kompromisse

Ein fairer Trainingsplan entsteht nicht durch eine scheinbar einfache Gleichverteilung, sondern durch eine nachvollziehbare Abwägung. Mehrspartenvereine sollten Zeitqualität, Raumtauglichkeit, Zielgruppe, Erreichbarkeit, Barrierefreiheit, sichere Abläufe, Betreuung und sportliche Verpflichtungen gemeinsam betrachten.

Wer Bedarfe standardisiert abfragt, eine veröffentlichte Matrix nutzt, Kinder und Jugendliche beteiligt und Entscheidungen dokumentiert, macht Konflikte bearbeitbar. Der Plan wird dadurch nicht konfliktfrei. Er wird aber erklärbar, überprüfbar und veränderbar – und genau das kann Akzeptanz im gesamten Verein stärken.

Quellen & weiterführende Informationen

• DOSB: Sportstätten – Einordnung der Bedeutung geeigneter und verfügbarer Sporträume für die Vereinsentwicklung.
• Equal Play – Chancengerechtigkeit im Spiel und Training – Fachliche Grundlage für den gerechten Zugang zu Trainings- und Spielzeiten unabhängig vom Geschlecht.
• Deutsche Sportjugend: Kinderrechte – Beteiligung und Mitbestimmung von Kindern und Jugendlichen im Sportverein.
• DOSB: Auf zu barrierefreien Sportstätten – Leitfaden für den Abbau von Barrieren im Bestand – Praxisimpulse zu Erreichbarkeit, ÖPNV und Barrierefreiheit.
• Deutsche Sportjugend: Kinder und Jugendliche (wieder) in Bewegung bringen? – Rolle von Trainerinnen und Trainern sowie Beteiligung junger Menschen.
• dsj: Schutz vor Gewalt im Sport – Grundlagen und Handlungshinweise für sichere Vereinsstrukturen.